VI. PERSONAL DE OFICINA

(Guía para crear una ETC en USA)

International Lonestar 2020

     Todas las oficinas necesitan personal para que puedan mantenerse en funcionamiento efectivamente y una compañía de transporte no es la excepción. Muy probablemente el numero de personas que trabajan en el area administrativa pudiera variar en función a las dimensiones de la empresa, sus funciones y los clientes que atienden. Incluso en el caso de los  Owner/operator, podemos encontrarnos casos en donde  mucha de las funciones estan absorbidas por el propio dueño/conductor convirtiéndose este en un multitarea.  No obstante, sea Owner/operator con un solo camion o dueño de compañia con una flota de unidades,  hay funciones basicas que deben existir para que el negocio pase a ser un sistema de negocios. En esta sección daremos algunos de ellos a fin de que sirvan como guía y sean adecuados al concepto general del negocio. 

     

     Dividiremos los cargos administrativos de acuerdo a su función en: Prioritarios, los cuales van a describir a los trabajadores con una función esencial e ineludible, y los Corporativos los cuales le darán valor agregado a la organización para que se ejecute las funciones prioritarias. Esta categorizacion permitirá adecuar las funciones y los puestos de trabajos a la magnitud de la organizacion. Dado que esta clasificacion se basa en su funcionalidad, la jerarquizacion de la misma queda supeditada a la conformacion de la empresa. Es por ello, que pudieramos observar cargos corporativos por encima de los prioritarios ejerciendo supervicion y control o por debajo de estos aportando asistencia.

1. Cargos Prioritarios:

a. Despachador.

     El despachador es la persona encargada de organizar y gestionar los medios de transporte de la empresa para cumplir la planificación de cargas y satisfacer las órdenes de los clientes. El despachador mantiene un contacto directo con el conductor, la carga y el cliente. De esta manera, coordina la recogida y entrega de la carga con todas las tareas deducidas que ello implica. Luego de recibir la información de la carga, asignan la misma a los conductores disponibles a través de una programación y adecuando el sistema de transporte a las características de la carga. los dispositivos utilizados para una efectiva comunicación son la computadora, teléfonos y radios. Tomando en cuenta que el transporte de carga, específicamente en las rutas interestatales, se realiza las 24 horas del día y los 365 días del año, comúnmente se establece "servicios de guardia" o turnos para atender a cualquier eventualidad o necesidad por parte de los conductores y su carga. En tiempo anteriores y en algunos casos en la actualidad, los despachadores utilizaban grandes pizarras como apoyo que les permiten visualizar el comportamiento de la carga durante su acarreo. Este sistema se ha ido desplazando por modernos software que informan en tiempo real y de manera mucho mas automatizada, el status real de la carga.

     En el caso de los Owner/operator, dada la naturaleza y magnitud de su negocio, contratar un despachador a dedicación exclusiva pudiera generar altos costos de operación. Por este motivo, muchos conductores dueños de camión absorben estas funciones mediante la utilización de aplicaciones digitales y teléfonos inteligentes que les permite simplificar la tarea. Otros en cambio, utilizan despachadores externos o independientes quienes por un porcentaje de la carga efectúan el trabajo de coordinación de la carga.  Las grandes compañías por su parte, suelen tener mas de un despachador y distribuirlos por áreas geográficas o zonas, a fin de mantener un mayor control y especialización de la carga.

     El puesto de despachador no requiere complicados ni largos estudios universitarios, sin embargo, debe poseer una preparación mínima que le permita manejar correctamente el software, programar y proyectar tiempos de entrega, buenas herramientas de comunicacion  y en general estar familiarizado con la industria del transporte para que pueda tomar decisiones lógicas y oportunas. Igualmente existen muchas opciones de entrenamiento online como cursos y talleres para especializarse como despachador con rangos de duracion entre 4 y 7 dias. Igualmente hay College que ofeecen cursos de logistica que incluyen entrenamiento para despachadores y operadores de carga. Asi mismo existe una amplia bibliografía en linea que se puede consultar o adquirir libros por un poco menos a los 60$.  

Funciones:

• Realiza la coordinación entre las necesidades de carga de los clientes y los medios de transporte de que dispone la empresa (sean propios o subcontratados). 
• Realiza la programación de trabajo de los medios de transporte  para la recogida y carga, y el transporte hasta al punto de destino y hace el parte o aviso de entrega de la mercancía a la empresa cliente.
• Gestiona la disponibilidad de los vehículos (propios) o de los/las transportistas (mediante subcontratación) para el envío de los productos o pedidos, de acuerdo con los proveedores homologados y siguiendo los procedimientos establecidos.
• Recibe las órdenes de carga de los clientes que tiene asignados y les asigna el transporte correspondiente.
• Tiene en cuenta las rutas de aprovisionamiento o de distribución preestablecidas y las ajusta si es necesario.
• Realiza el estudio de la ruta a seguir y elige las mejores opciones en funcion del clima, geografia y economia,  informando de esto a los conductores a fin de alertarlos ante cualquier situacion que pueda alterar el buen desempeño del proceso logístico.
• Prepara las órdenes de carga en comunicación con el/la transportista y con el punto de expedición de la carga (que puede ser en la propia empresa o en otra externa). Este trabajo incluye la indicación del lugar y el momento de entrega en destino.
• Lleva el control de salidas y llegadas desde los productos o pedidos (seguimiento de las expediciones). Lleva los registros de las mismas.
• Puede realizar la preparación de las rutas de los vehículos en el supuesto de que esta tarea no corresponda a otra persona del equipo de la empresa o bien al propio/a transportista.
• Lleva el control de las notas de entrega (y de las facturas en el caso de los O/O)  de los proveedores de transporte.
• Verifica el cumplimiento por parte de vehículos y conductores/as (o de las empresas proveedoras de transporte, en su caso) de los requisitos y documentación administrativa del transporte.
• Lleva el control de las ratios de gestión, del nivel de servicio y de los indicadores de calidad del transporte, sea propio o subcontratado.
• Presenta los informes de gestión en función de las ratios de calidad y nivel de servicio acordados por la empresa y reporta a la persona responsable pertinente.
• Estar disponible 24/7 ante una posible eventualidad en el proceso de distribución.

Preparacion técnica:

• College or Hight School.
• Curso de Despachador

Perfil:

• Habilidades de comunicación.
• Organización.
• Capacidad de Planificación.
• Solución de Problemas.

b. Brokers.

     El Broker, corredor o agente de carga es el encargado de obtener Clientes para los transportistas y viceversa.  Funge como un enlace entre el cliente y el Owner/Operator o la compañia. Los broker son encargados de negociar la carga dentro de los parametros de satisfaccion de cliente y el mercado de transportistas. Por ejemplo, si un brokers necesita colocar una carga pagada por el cliente en 3.000$ y la empresa rebaso su capacidad de carga, el broker contactará otras empresa que pueda cumplir con el compromiso y negociará un precio meno, por ejemplo 1.500$, de esta manera se iniciara una negociacion para obtener los mejores precios para cada una de las partes produciendose un margen de ganancia.

    

La actividad del brokers se encuentra fuertemente regulada en los estados unidos, motivo por el cual se requiere licencia para operer como tal. Los agentes de carga deben de contar con una fianza por $10,000 dólares (surety bond BMC-84) o contar con un depósito en una cuenta bancaria en fideicomiso por $10,000 dólares (Trust Fund Agreement BMC-85), y cualquiera de ellos deben de constar en los expedientes del FHWA para poder otorgarle su licencia.

     Las empresas y los Owner/Operator independientes se valen del servicio de los brokers para obtener cargas dentro de un mercado de oferta y demanda. Dentro de la organizacion de una empresa no es indispensable la presencia de un broker siempre y cuando se contacte los servicios de un agente externo o dada la filosofia de la empresa, se sustituya por el Representante de Ventas.

     Los brokers comunmente utilizan pizarras de cargas o load board, las cuales son utilizadas para dar a conocer yu monmitorear las cargas ofrecidas. Alguna de estas aplicaciones estan enblos siguiguientes portales:

• Getloaded.com
• CarrierCentral.com
• Dieselboss.com
• Directfreight.com

    

c. Representantes de Ventas:

     A diferencia del Broker, el representante de Ventas va a ofrecer los servicios de la compañía para la cual trabaja con el objetivo de obtener un contrato con el cliente que le permita mover su carga. Esto comúnmente se realiza mediante la elaboración de una Oferta de Servicio en donde se especifique las bondades de la compañia y las razones por la cual el cliente debería elegirla como su operador de carga.

   Los representantes de ventas son la mejor opción para las empresas que buscan una consolidación en el mercado ya que su objetivo no es simplemente conseguir carga de cualquier cliente como lo haría un broker, por el contrario se enfoca en lograr contratos sólidos que le aseguren el flujo continuo de carga obteniendo así una mayor estabilidad y seguridad para la empresa. El representante de ventas buscan desarrollar una relación con el cliente valiéndose de estrategias como almuerzos, presentes corporativos, atención al cliente, etc. El representante de ventas debe conocer lo mejor posible a su cliente y de este modo dilucidar sus necesidades y formas de proceder. Igualmente debe tener cualidades de negociador que le permitan adaptar las necesidades del cliente a los parámetros de negociación de la empresa y viceversa. Una buena negociación entre las partes debe arrojar como resultado la firma de un contrato de servicio por un tiempo determinado y bajo condiciones convenientes para ambas partes. Luego de firmado el contrato, el representante de venta envia la información al broker para que coloque la carga y al despachador para que realizace las coordinaciones pertinente en función a los términos del contrato..

d. Coordinador de Seguridad.

 

     El Cordinador de Seguridad es una posicion de brann importancia dentro de las empresas y en ocaciones pasado por alto, ya que va a mantener el registro de los conductores, vehiculos, trailers y la compania, manteniendo a todo el personal al tanto de las regulaciones y sus posibles cambios. Su funcion principal es la de velar porque la empresa cumpla con todas las normas de seguridad establecidas por ley y aquellas otras que maximicen el bienestar del recurso humano y material. Entre alguna de las funciones podemos destacar las siguientes:

• Llevar el registro y control de los conductores.
• Notificar a los conductores sobre los test de droga y alcohol.
• Actualizar y difundir las regulaciones sobre la industria del transporte.
• Mantener el registro vigente de las licencias de los conductores.

     Cuando el DOT realiza una visita a las companias, lo cualk generalmente es sin previo aviso, el Coordinador de seguridad es el encargado de atenderlos y cumplir en representación de la empresa, con los requerimiento de dicha inspección.

2. Cargos Corporativos:

     Los cargos corporativos tal como lo expresamos anteriormente, son todos aquellos cargos comunmente utilizados por las grandes empresas que van a apalancar las funciones de los cargos prioritarios bien sea desde la Gestion, supervision y control como desde la asistencia. Para la gestión de las funciones, las empresas crean las gerencias administrativas las cuales van a gestionar funciones enfocadas a la dinamizacion de la empresa. En tal sentido tenemos:

• Gerencia de Personal o Recurso Humanos: La cual se va a encargar de llevar el registro y control de todo el Recurso humano de la empresa, desde los que laboran en e l area administrativa como los que se encuentran el área operativa tal como conductores y ayudantes. Igualmente lleva la nomina o sistema de pago del personal.
• Gerencia de Comercialización: Se va  ocupar con todos los aspectos relacionados con la comercialización y oferta de servicio a los posibles clientes, es por ello que bajo su gestion están los Representantes de ventas, Comunity Manager y Brokers.
• Gerencia de Operacion: Se va a encargar de gestionar todo lo relativo a la operacion de la empresa, desde la búsqueda de la carga en al punto A hasta la entrega en el punto B. Para ello cuenta con los despachadores, conductores, ayudantes y  mecánicos entre otros.
• Gerencia de Finanzas: Es la encargada de llevar todo lo relativo al sistema financiero de la empresa asi como los sistemas de cobro, facturación y pagos a proveedores. Se soporta en contables, preparadores de impuestos y profesionales en el área financiera.

 

 

 PUNTOS PARA RECORDAR

• El despachadores es el enlace entre la copania, los conductores y la carga.
• Los Brokers y Representantes de ventas obtiene contratos y cargas desde los clientes y en ocaciones se apoyan en otros transportistas para cumplir con las obligaciones.
• El Coordinador de Seguridad ayuda a mantener a la compania bajo los parámetros establecido por ley de la DOT. Igualmente se asegura que todo el personal bajo la FMCSA tenga su documentación en regla y este calificado para ejercer sus funciones.

Elaborado por: Juan Acuna