III. EQUIPAMIENTO

(Guia para crear una ETC en USA)

Kentworth w900 2020  video:https://www.youtube.com/watch?v=zokwM88g-to

     La carga es la esencia y razón de ser de la empresa, pero para poder acarrear esa carga y cumplir con los compromisos adquiridos se hace necesario contar con el equipo idóneo para cumplir con el trabajo. La administración del equipo es vital para el correcto funcionamiento de la compañía, en tal  sentido, presentamos algunas consideraciones como guia al manejo del recurso material.

1. Determinar cuanto equipo se necesita

     En el capitulo II Como crear tu empresa de transporte de carga en USA (Obtención de carga), vimos los diferentes tipos de cargas que existen  y el equipo necesario para su acarreo. Luego de determinar el equipo necesario se debe estimar la cantidad de equipo necesario. Es lógico pensar que la cantidad va a ser directamente proporcional al capital que tenga la compañía para invertir, sin embargo en esta sección vamos a analizar algunos aspectos ligado a cada unidad y que forman parte de los costos agregados en la obtención de un vehículo de carga. Igualmente, se plantean algunos aspectos de interés sobre el volumen de la carga a manejar.

     

     Como referencia algo empírica pero de ayuda mental para el funcionamiento del negocio, se estima  obtener como mínimo dos (02) cargas semanales por vehículo, esto significa que si una empresa tiene cuatro (04) vehículos, debe acarrear por lo menos ocho (08) cargas semanales. En acarreos interestatales con duración de mas de un dia, se cuenta cada día como una carga siempre que no caiga en lucro cesante, ya que se cobra como tal. Por ejemplo, si se hace un viaje interestatal de cuatro días, en donde dos días están cargados y dos no, se cuenta como dos carga. 

     Nunca ofrezca mas acarreo del que pueda realizar. Sub-contratar o alquilar unidades y equipos puede ser una solución temporal para cubrir la demanda del mercado si no se cuenta con sufucuentes unidades y equipos, aunque la utilidad sea menor.Igual tratamiento se le puede dar al material de oficina e instalaciones. Esta puede ser una buena manera de mantener flujo de caja o efectivo inmediato para los pagos que no pueden esperar, como por ejemplo la nomina de empleados y los servicios. Contratar Owne/operator alivia las deusas ya que aun cunado la utilidad es menor, los costos de operaciones tambien baja, dando cierta holgura oara seguir funcionando.  Como quiera que sea, antes de firmar un alquiler, contrato de arrendamiento o "leasing" por cualquier equipo, se debe contar con la asesoria de un abogado o profesional de las leyes que permita revisar todas las clausulas existentes en el mismo.

Existen diversas razones por las cuales un "leasing" puede ser beneficioso:

• Beneficios Fiscales: Se pueden conseguir beneficios e incentivos fiscales tal como desbravamenes al declarar los gastos incurridos por el leasing.
• Conveniencia: A traves del leasing se puede obtener un equipo en el menor tiempo posible, a mas bajo costo y sin costos operacionales como mantenimiento, reparaciones, seguro etc.
• Opciones de Pago: Con el leasing se puede conseguir diversas opciones de pago en las cuales no hay que disponer del monto total en un solo momento.
• Cancelacion: Hay posibilidades de cancelar el leasing antes de la fecha de vencimiento sin penalidades, lo que aumenta la efectividad del tiempo de trabajo.
• Velocidad: Se puede tomar posecion del bien de forma inmediata.

TIPS: Se debe consultar con mas de una compañia al requerir del leasing ya que las condiciones y precios pueden variar de una a otra sustancialmente. 

2. Licencia y Placa.

     Una vez se tenga las unidades, estas deben poseer licencia y placa identificadora. El Departamento de Transporte es encargado de otorgar las licencias y placas identificadoras para cada unidad y trailer. El tiempo de respuesta es aproximadamente una semana desde que se introdujo la solicitud.

     Se puede aplicar por el IFTA (International Fuel Tax Agreement) el cual es una calcomania o sticker para cada unidad. Los transportistas utilizan el IFTA para reportar el uso de combustible en USA (Excepto Alaska y Hawai) y Canada. En algunos estados, si el acarreo es interestatal, se debe obtener un sticker para la unidad tal como si fuese para un carro convencional.  En otro tipos de vias se necesita realizar pgos como el 2290, el cual es un impuesto por uso de carga pesada en las autopista de la región.  Por todo ello, dentro de la planificación del acarreo de debe tomar en cuenta las normas de cada estado a fin de cumplir con las obligaciones que de ella se derivan y minimizar los contratiempos de carretera.

3. Oficinas y Almacén (Warehouse)

     Cuando se alquila espacios para oficina a fin de llevar la parte administrativa de la empresa, se debe tomar en cuenta los costos de operación de la misma tal como renta, servicios, papeleria, seguro, etc. Igualmente, se debe ser detallista en las condiciones del contrato ya que estas detallan las obligaciones y derecos de las partes. Es por ello que se recomienda siempre la asistencia de un profesional del derecho a fin de asesorar de manera oportuna la toma de desiciones y las clausulas del contrato de arrendamiento. Igualmente se recomienda estudiar la zona comercial que se pretende ocupar a fin de asegurarse que permita el desplazamiento y permanencia de vehiculos de grandes dimensiones como lo son las unidades de transporte. Al considerar la seleccion del los espacios para las oficinas se debe tomar en cuenta que es exactamente los que la compañia necesita y su plan de expansión.

     Pueden existir dos modalidades para la elección de los espacios de trabajo. Oficinas y Almacenes juntos, el cual es la configuración ideal, ya que al estar las oficinas y las unidades en un mismo espacio,  permite un mayor contacto, supervision  e integración con la parte operativa de empresa. No obstante, se debe delimitar y normatizar  las respectivas medidas de seguridad y una correcta delimitacion de ambos espacios a fin de evitar posibles accidentes. Las Oficinas y Almacenes separadas, son comunmente utilizadas cuando no se tiene el capital para rentar un solo espacio y posiblemente se sub-arrende espacios en estacionamientos compartidos para aminorar costos. Para ambos casos se debe abordar los siguientes puntos:

• Dimensiones de la Oficina: Se debe precisar cuantos departamentos se necesitan y cuantos mas necesitara en un futuro según el plan de expansión. Esto significa que en un caso hipotetico  se empieza con un despachador, un broker y una secretaria, seguramente solo se necesitaran  tres escritorios, pero si se tiene proyectado que en seis meses se va a contratar a  un coordinador de seguridad, un gerente de personal y un  contable, seguramente necesitare tres escritos mas. Dicho esto, surgen las interrogantes: ¿vale la pena alquilar un espacio mas grande desde el principio o es mas económico y cómodo cambiarse de oficina?
• Espacio para los Conductores: Posiblemente, los conductores no siempre estén en las carreteras, asi que es conveniente ubicar un espacio lo suficientemente cómodo para que estos puedan hacer vida mientras esperan carga.
• Salon de reuniones: Como la empresa se dedica a la prestación de servicio, es conveniente contar con una sala de reuniones tanto para atender a los posibles clientes que visiten las oficina como para realizar reuniones periódicas con el personal a fin de coordinar y planificar los esfuerzos para el correcto desenvolvimiento de las operaciones.
• Area de Estacionamiento: Se debe contar con un area de estacionamiento para las unidades diferente al area de estacionamiento para los vehiculos personales o administrativos. Esto obedece al hecho que las unidades de carga  poseen ciertas dimensiones y limitacion visual lo cual requiere de espacios suficientemente comodos para realizar maniobras de enganche, desengance, giros etc.  

4. Tarjeta de Combustible (Fuel Card):

     Cuando se decide tener camiones propios y conductores para cada uno de esos camiones, se hace necesario la administración de recursos a través de terceros tal como lo es el combustible. De esta manera nace la necesidad de utilizar un sistema de abastecimiento expedito que permita el control de gastos sin obstaculizar las operaciones del acarreo. Para tal fin, existe las tarjetas de combustible que son un tipo de tarjeta de crédito que permite a los conductores comprar y suministrar combustibles a sus unidades. Existen variedades de tarjetas que ofrecen distintos servicios y promociones. La Comdata por ejemplo, ademas de permitir la compra de combustible también acepta la adquisición de fluidos como aceite, refrigerante y el retiro de determinado  monto en efectivo para contingencias. El avance de efectivo genera una comisión de servicio para la empresa que la emite. Igualmente alguna de ellas ofrecen descuentos por galón en diesel.

Algunas  Fuel Cards:

     COMDATA:  Es una de las mas ampliamentes utilizadas en la industria del transporte de carga. Puede ser usada para pagar reparaciones de vehículos, abastecimiento de diesel y en algunos casos para el pago de la nomina de empleados. Cada tarjeta posee el logo de MasterCard. En la actualidad tiene programas como el MyFleet, el cual aporta soluciones al pago de algunos permisos, IFTA Tax, Tax 2290 y servicios de licencia. Para mayor informacion puede accder a su portal www.comdata.com, en donde se encuentra su oferta de servicio.

FLET ONE: Esta empresa ademas de pago por abastecimiento de diesel, ofrece servicios como descuento de diesel en 3.000 establecimientos a nivel nacional, aceptacion en mas de 8.000 paradas de camiones, descuento en compras de neumaticos, planes de mantenimientos. Igualmente posee un App para llevar el control de gastos, almacenar documentos, gestionar facturas, servicio de escaneo y comunicacion directa con los conductores.Puede acceder a su portal a traves del link: www.fleetone.com

T-CHECK: Ademas del abastecimiento de diesel, el sistema ofrece seguridad de transacciones

a traves de BigData, minimizando de esta manera posibles irregularidades o gastos no deseados. Igualmente ofrece un monitoreo de gastos amigables a fin  de controlar gastos diario, emitir reportes en tiempo real, maximinzar las herramientas de control, emision de graficos de facil acceso.

THC: Transportation Clearning House, suelen ser mas baratas que otras tarjetas aunque quizas con menos beneficos. Emiten codigos para canjearlo por efectivo.

PACIFIC PRIDE: Es una subsidiaria de Wright Express, la cual ha mantenido solo la emision de puntos para combustible.

 WREIGTH EXPRESS:  Ofrece tarjetas para abastecer diesel, tarjetas comerciales y diversas soluciones de pago, monitoreo de las unidades a traves del sistema GPS y administracion de soporte para diesel.

     Las tarjetas de combustible permiten al conductor y al dueño del camion tener un control de los gastos por concepto de abastecimiento de diésel por milla recorrida. Es mucho mas sencillo para una compañía de carga emitir una tarjeta de combustible por cada conductor que los sistemas pasados en donde se tenia que calcular y dar el pago del combustible al conductor con antelación. la mayoría de los establecimientos  como los Truck Stops, no aceptan cheques personales ni de compañías, y emiten avances de efectivo lo que puede ser utilizado por los conductores para eventualidades y situaciones de emergencia. 

5. Qualcomm o Sistema de Monitoreo Satelital.

     El monitoreo satelital ha sido parte del éxito de la industria en los últimos 20 años. Las compañías cada vez mas enfocan sus esfuerzos a la seguridad del conductor, la unidad y la carga. En la actualidad nadie quiere que su proceso logistico se vea afectado. En virtud a elllo, las compañias de transporte de carga se valen del sistema de monitoreo satelita de su preferencia para supervisar el comportamiento de su carga en tiempo real. En este ambito, la empresa Qualcomm desarrollo un sistema saltelital basado en la plataforma utilizada por los telefonos celulares, aspecto que le da mas simpleza en su utilizacion y por ende mayor demanda en la industria del transporte. Gran parte de los vehiculos de la policia, autobuses publicos, vehuculos privados y demas transportes estan utilizando este servicio saltelital. Antes de este sistema de monitoreo, los despachadores tenian que esperar que los conductores o clientes se comunicaran con ellos telefonicamente para saber el status de su carga. Debiso a esta escaza informacion, el moitoreo satelital tomo fuerza en la industria, permitiendo un autentico seguimiento de la carga y simplificando algunos procesos. Ominitrack fue el primer sistema utilizado por gran parte de la industria, permitiendo enviar y recibir mensajes a traves de una computadora. En la actualidad hay una gran variedad de sistemas satelitales de monitoreo para elegir.

• QUALCOM, Es el mas comun dentro de la industria de transporte de carga.
• GPS Traking, Se esta comenzando a utilizar en telefonos inteligentes.
• People net. Se trata de un sistema relativamente nuevo que esta empezando a ser utilizados por algunas compañias del sector.

     Dependiendo del capital que se tenga pautado para invertir en sistemas de monitoreo, se debe determinar cual es el sistema que se adapta mejor a sus necesidades. Una vez instalado el sistema de monitoreo, la empresa podrá:

• Conocer en tiempo real la ubicación exacta de la unidad y la carga asi como de su estatus.
• Mantener monitoreada la carga e informar al cliente.
• Permite conocer en tiempo real las formas de conducción, aceleradas innecesarias, velocidad de ruta y uso eficiente del combustible.

     Tambien existen sistemas satelital de monitoreo para trailers  refrigerados con lo cual se mantiene monitoreado la temperatura del container maximinzando las alertas de posibles avería.   Asimismo existen sistemas de monitoreo que detectan el movimiento de la carga, lo cual es muy util para las cargas delicadas o ART (Air Road Truckload). Los Sistemas de monitoreo de trailer, permiten determinar cuando el trailer esta cargado o descargado.

PUNTOS IMPORTANTES PARA RECORDAR

1. En algunas situaciones puede ser mejor alquilar que comprar un equipo.
2. Al igual que las placas y las etiquetas, la calcomania del IFTA es requerida para cada vehículo y es usada para reportar la compra y uso del combustible.
3. Las tarjetas de combustibles son necesarias tanto para el conductor como para la compañía. Estas permiten monitorear la compra y el consumo, milla y combustible por milla.

Juan Acuna