I. TRABAJO ADMINISTRATIVO

(Guia para crear una ETC en USA)

     El Primer paso para crear una empresa de transporte de carga en Estados Unidos es escribir lo que se pretende crear y decidir que tipo de empresa es la mas conviene así como toda la documentación necesaria para llevarla a cabo. Escribirlo tiene muchos beneficios como lo es el tener claro el canino que se va a tomar, las respectivas licencias que se necesitaran, los posibles costos y de mas variables que influirán sobre el negocio. Para ellos se debe realizar un papel de trabajo o "Paperwork", el cual deberá tener como objetivo la creación del "Plan de Negocios", documento inicial que servirá para guiarnos, exponer el negocio ante socios o inversionista y avalar la solicitud de un eventual crédito.


     En este orden de idea, los aspectos específicos que tomaremos en cuenta son la aplicación para operar, obtención de seguros, solicitud del nombre de la compañía, permisos, creación de la compañía, garantías, cálculos de inicio y el plan de negocios.

1. APLICACIÓN PARA OPERAR:

     Para operar una empresa de transporte, independientemente del numero de unidades que posea, se debe solicitar el permiso correspondiente ante la autoridad competente que en este caso es el Departamento de Transporte (DOT- Department Of transportation) el cual desde el 01 de Abril de 1967, es la encargada de dirigir todo lo referente al sistema de transporte de los Estados Unidos. Para realizar esta solicitud, se debe tener claro algunos aspectos como los que mencionaremos a continuación.

a. Determinar el tipo de carga que se pretende manejar para obtener el permiso correspondiente.

b. Llenar  las formas online  necesarias para concretar la solicitud.

c. Determinar las regulaciones aplicables para su compañía.

d. Pagar todos las tasas  (feeds) necesarias.

     Esta aplicación puede tomarse 4 semanas o mas, es por ello que se recomienda que sea lo primero que se haga para no retardar el plan de trabajo. Igualmente se debe tomar en cuenta que por ser un gobierno federal, cada estado puede solicitar algún requisito o certificación adicional, motivo por el cual se debe consultar en el estado que se pretende aplicar.

2. OBTENCIÓN DEL SEGURO.

     El seguro es un contrato entre una compania de seguro (Aseguradora) y un beneficiario (asegurado), que mediante un documento llamado póliza de seguro, la aseguradora se obliga a cubrir los gastos de determinadas eventualidades o accidentes y el asegurado a pagar una prima por dicho servicio. En el caso de el negocio de transporte, esta contratación es obligatoria y su inobservancia conlleva a sanciones penales y administrativas.  Dicho esto, se necesitan cuatro tipos diferentes de seguros:

a. Seguro de Responsabilidad Civil (Liability):

    El seguro de responsabilidad cubre daños a la propiedad y a terceros en caso de accidentes. El conductor NO esta cubierto. Existen dos partes dentro de la cobertura de responsabilidad civil en donde el conductor será responsable por las lesiones o los daños a propiedad que resulten de dicho accidente.

• Cobertura de seguro de responsabilidad de lesiones corporales: La cobertura de lesiones corporales, te puede proteger financieramente cuando has causado un accidente que resulta en daños físicos a otras personas. Así sean pequeños golpes o moretones, lesiones graves o hasta la muerte, te llevara el peso de pagar por los costos relacionados con esas lesiones/muertes hasta los límites de tu póliza. ¿Qué cubrirá? La cobertura de lesiones corporales puede ayudar a pagar por gastos médicos y de funerales de la persona lesionada. Es importante notar que la cobertura de lesiones corporales no pagará por tus propias lesiones. 
• Cobertura de seguro de responsabilidad por daños a propiedad: El seguro de responsabilidad por daños a propiedad cubre el costo de daños a la propiedad de otra persona después de un accidente que hayas causado. Comúnmente, el seguro pagará (Reparación o reemplazo) cuando el asegurado es culpable de un accidente que cause daños al auto de otra persona. Sin embargo, el seguro también cubrirá otros tipos de propiedad como una casa o edificio hasta los limites descritos en la póliza.

     Cada estado exige tener unos límites mínimos de cobertura por responsabilidad civil. En el estado de Georgia y Sur Carolina por ejemplo,  los limites mínimos son (25,000/50,000/25,000). El límite se refiere al monto máximo que la compañía de seguros pagará en caso de un reclamo. El primer número ($25,000) es el límite que cubre por persona en un accidente (lesiones corporales). El segundo número ($50,000) es un límite total de cobertura si dos o más personas son lesionadas en el accidente. El tercer numero ($25,000) es el límite que cubre por daño a propiedad. Algunas compañías de seguros  dan la opción de aumentar estos límites para que estés más protegido

     Como recomendación, es ideal que tengamos limites más altos para evitar demandas contra nuestras cosas personales. Por ejemplo, puedes estar manejando en un día lluvioso y terminas siendo responsable de un accidente donde en el otro auto van 4 personas que quedan lesionadas, pero solo tienes los limites mínimos de $50,000. Esta cobertura no va a alcanzar para cubrir daños médicos a 4 personas. Generalmente en estos casos los perjudicados en el accidente terminan demandando por más y si tus limites no alcanzan, pueden ir detrás de tus cosas personales y terminar en una demanda costosa. En el caso de las empresas, la demanda ira en contra de la compania. Los límites mayores al mínimo requerido pueden ser por ejemplo 50/100/50, 100/300/100 o mejor aun 250,000/$500,000/$250,000.

b. Seguro de compensación de trabajadores (Workers Compensation).

     El Worker's Conpensation cubre al conductor por los gastos médicos generados por un accidente y su recuperación.

c. Seguro de Daños Físicos (Physical Damage)

     Este seguro permite la reparación de tu equipo en caso de un accidente y de la contra-parte si  no esta asegurada  o su seguro no cubre los daños.

d- Seguro de Carga o Cargo Insurance.

     Este seguro cubre el daño o robo de la carga que se encuentra en tu trailer. Este seguro te cuida de pagar por la carga lo cual puede ser un monto muy elevado. El costo de obtención de este seguro depende de factores como tipo de mercancía, región de operación, tamaño de la compañía, numero de vehículos que se necesitan asegurar entre otros. Por esta razón, es conveniente investigar las diferentes aseguradoras que trabajan con empresas de carga a fin de cotejar y encontrar el mejor precio que se adapte a las necesidades de la compañía. Igualmente hay que asegurarse de leer "Las letras pequeñas", a fin de constatar que la aseguradora responderá eficientemente ante un accidente. Es conveniente realizar preguntas como ¿Cuánto tiempo tiene la aseguradora en el ramo?. ¿Cuáles son las situaciones cubiertas y las que no? Igualmente hay que tener cuidado con las aseguradoras que ofrecen primas excesivamente bajas, por lo tanto es conveniente revisarlas con el Better Bussines Boureu.

3. APLICAR POR EL EIN Y EL NOMBRE DE LA COMPAÑÍA.

     Elegir el nombre para una compañía pudiera ser relativamente fácil. El primer paso es constatar ante la Comisión de Corporaciones Estatales de tu localidad o SCC por sus siglas en ingles (State Corporation Comisión) si el nombre elegido para la compañía se encuentra disponible. Algunos estados requieren que se registre el nombre cada cinco años.  Luego se debe Presentar el nombre ante la oficina local (Local City or Country Office) y publicarlo en un periódico local y si es necesario, notificar que se ha aplicado para la obtención de la licencia del negocio. Se poseerá la titularidad del nombre hasta que se decida a voluntad disolver la compañía o venderla.

     Igualmente se puede elegir un nombre y registrarlo utilizando del "Doing Bussines As" (DBA), en el cual el nombre legal de la compañía es el mismo de la persona dueña del negocio. Ejemplo: "Empresa de Transporte PEDRO PEREZ". En este sentido, si se trata de un solo dueño, entonces el nombre de ese único dueño será el nombre de la compañía. Si son varios socios, se utilizaran  los apellidos de los socios o el apellido acordado entre estos.  Ejemplo: "Empresa de Transporte PEREZ-LOPEZ". Paralelamente con el nombre de la compañía, se debe aplicar para el Federal Identification Number (FIN) o para el Employer  Identification Number (EIN). Este numero será utilizado como identificador de la compañía ante el IRS. No se necesita la forma SS-4 cuando la presentación se realiza online. Toda esta información se puede obtener a través de la pagina web del IRS: https://www.irs.gov/ 

TIPS: Hay compañías en internet que prestan el servicio de presentar el paperwork en nombre de terceros.

4. PERMISOS

     Una vez decidido que tipo de carga se va a manejar, es necesario obtener los permisos para cada uno de los tipos de carga. Por ejemplo, se necesita obtener permisos específicos si se desea manejar carga ovdersize o overweight. Igualmente pasa si se trata de una compañía interestatal que pretende viajar fuera del estado, en donde necesitará un permiso temporal que comúnmente vence el 31 de Diciembre de cada año. La autoridades retendrán cualquier vehículo que no posea los permisos adecuados e impondrán al dueño una multa que tendrá que pagar antes de que se le pueda otorgar la liberación del vehículo. Se necesitará presentar un  Single State Registration System (SSRS)  dentro de cada estado en el cual se opera. Kentucky, New Mexico, New York y Oregon requiere un Paperwork  adicional para transitar y reportar los impuestos.

     Las compañías de Camiones que usen las autopistas con carga pesada, necesitaran la forma 2290. Las Heavy Highway utilizan los impuestos HUVT  para las compañías que utilizan las autopistas para carga pesada. El dinero recolectado por este concepto es utilizado para la reparación y mantenimiento de dichas autopistas. Si la compañía esta considerando acarrear materiales peligrosos, necesitará presentar al FMCSA (Federal Motor Carrier Safety Administration) el permiso de seguridad PHMSA (Permit Hazardous Material Safety Administration). Esto es únicamente por el programa de transporte de tuberías y materiales peligrosos, también conocido como Hazmat. Para ello existen reglas estrictas que hay que seguir como la utilización de ciertas rutas  para proteger el medio ambiente, al publico en general y por razones de seguridad.

5. CREACIÓN DE LA COMPANIA (INCORPORATION).

     Al comenzar una compañía, se debe incorporar como persona jurídica y descubrir cual de los diferentes tipos de sociedades mercantiles se adaptan al requerimientos y  expectativas de los dueños o socios. A tal fin, estudiaremos los diferentes tipos de compañías.

• LLC - Limited Liability Company: Los Dueños NO son responsables por las facturas o deudas de la compañia, y los acreedores no pueden actuar en contra delpatrimonio de los socios. Beneficios:
• No hay restricciones en cuanto a la cantidad de dueños.
• Credibilidad, al estar conformada por varios dueños, generalmente goza de una mayor credibilidad por parte de los clientes y proveedores.
• Impuestos. Los propietarios reducen sus impuestos

• CC - Corporation: Tienen mayor Flexibilidad
• No hay restricciones en cuanto a cantidad de dueños.
• Facil transferencia de propietario.
• Menor frecuencia en las auditoria del DOT.
• Los propietarios son clasificados como empleados.

• SC - S. Corporation: Similar a la C.C. pero no paga impuestos en el nivel de negocios.
• Parecida a la LLC y CC.
• Puede obtener ingresos por la venta de Acciones.
• Los gastos del negocio puede ser deducible de impuestos.
• Puede ser transferida de  dueño a través de la venta de acciones.

     Dependiendo del tipo de negocio que se pretende operar, elegir correctamente el tipo de empresa puede convertirse en un movimiento inteligente. Al incorporarla, los dueños se liberan de cualquier deuda que la compañía incurra.

6. SUBVENCIONES A PEQUEÑAS EMPRESAS

     La mayoría de los negocios en sus inicios necesitan financiamiento para poder crecer, sin embargo,  generalmente poseen poco historial crediticio y musculo financiero que avale un eventual préstamo. Las Subvenciones para pequeñas empresas son un buen lugar para buscar recursos. Aunque el gobierno federal no tiene alcance en esta materia, los estados poseen la capacidad de otorgar estas subvenciones. El motivo principal por el que el gobierno federal no otorgar subvenciones a pequeñas empresas es porque aunque estas representan el 65% de los nuevos empleos, la mitad de ellas caen en bancarrota antes de los cincos primeros años. En tal sentido,  se hace necesario ser diligente en los esfuerzos de obtener estas subvenciones. Para ello existen algunas recomendaciones para conseguirlas:

1. Realiza búsquedas por Internet. (Parece obvio, pero no lo es).
2. Busca en los centros de información o atención al cliente de tu gobierno local.
3. Consulta las Bibliotecas.
4. Se paciente.
5. Asegúrate que la subvención existe y es real.

     Una subvención, a diferencia de un préstamo, no tiene que ser pagada, sin embargo, hay que demostrar como se van a alcanzar los objetivos planteados. Hay que recordar que las subvenciones son realizadas por el estado con la finalidad de promover la economía y la labor social. Evidentemente si la empresa posee un objetivo social sin fines de lucro tendrá mas posibilidades para que le sea otorgado una subvención. Sin embargo, con un buen plan de negocios y objetivos claros, puede lograrse este beneficio.

     Otro programa para buscar a nivel estatal son las Agencias de Desarrollo Económico (EDA por sus siglas en ingles Economic Development Agency), las cuales son organizaciones privadas respaldadas por el gobierno que buscan a través de la innovación y emprendimiento motorizar el desarrollo económico local.

     Por ultimo, tenemos los prestamos tradicionales a pequeñas empresas los cuales requieren un buen crédito (Score). En este caso, también se requiere un buen plan de negocios, experiencia en la rama que se pretende abordar y educación relacionada con el negocio que se va a iniciar.  Al preparar el plan de negocios hay varias interrogantes que se hacen necesario responder:

1. ¿Cuanto dinero se requiere para iniciar el negocio?
2. ¿Cuanto dinero tengo dedicado a la empresa?
3. ¿En cuanto tiempo sera la empresa capaz de pagarle el dinero de vuelta al banco?
4. Si no califica para el préstamo ¿Que va a hacer?

     No se desmotive si no consigue el préstamo en el primer intento. Pregunte cuales fueron las causas de su rechazo para solventarlas en la próxima solicitud.

7. CALCULANDO LOS COSTOS DEL START-UP

     Al calcular los costos de inicio de la empresa, se debe proveer los costos de operación de por lo menos seis meses, esto se traducirá en tiempo de tranquilidad mientras el negocio empieza a generar las ganancias suficientes para costear sus costos y gastos de operación. Igualmente, los clientes suelen pagar a 30 o 45 días, sin embargo la nomina y servicios no pueden esperar, así que se debe contar con el respaldo financiero suficiente para honrar esos compromisos a través del  tiempo. La mejor forma de perder buenos empleados es no pagarles a tiempo, ademas de colocar a la empresa en una mala imagen. Igualmente si se tiene planteado el otorgamiento de un préstamo, se debe cuidar los lapsos de pago.  Se debe diferenciar entre los costos fijos y variables para establecer un presupuesto lo mas cercano posible  a la realidad.

     Es conveniente consultar a un preparador de impuesto a fin de conocer que tipos de costos son deducibles al final de año para así establecer la estrategia que nos permita direccionar los gastos de la mejor forma y dentro de la ley. Como referencia, se puede obtener un ejemplo de una hoja de calculo para Start-up en la pagina del Better Business Bureau. Esto le puede dar una idea de los costos y gastos que hay que tener en cuenta. A continuación le presentamos algunos costos a considerar en el calculo inicial:

1. Locación, renta o compra de la propiedad o lugar en donde se va a operar.
2. Inventario de equipos y material de oficina asi como repuestos y consumibles.
3. Unidades o vehículos así como trailers y demás métodos de carga.
4. Nomina de Empleados.
5. Marketing, estimando el costo de publicidad.
6. Pagos de Feeds y permisos para operar.
7. Costos Administrativos y Operacionales.

     Es conveniente realizar contacto con otros operadores de la zona lo cual permitiría intercambiar ideas e indagar casos similares al nuestro. Si lo considera necesario, el SBA (Small Business Administration) ofrece consultas gratuitas. Siempre es mejor Sobrestimar que subestimar los costos de inicio. Buscar apoyo de equipos relacionados con la industria en tu localidad es sumamente importante, ya que estos manejan usualmente información de calle que en muchos casos no están estimadas en en los textos. Por ejemplo, la visión del negocio y sus costos pueden ser diferentes en el estado de Texas   en donde existe un solo tipo de impuesto con clima medianamente variable al del estado de Boston en donde existe mas de un impuesto y las nevadas ocupan buena parte del año. Los gastos en la industria del transporte pueden ser diferentes a otros tipos de negocios. Los gastos pueden estar desde el 10 al 25% mas alto debido a los gastos propios del camión, trailer y demás equipos, lo cual no es normal encontrar en otro tipo de negocio.

TIPS: En la web existen calculadoras online que facilitan la forma de obtener los costos de tu negocio.

8. HACER UN PLAN DE NEGOCIOS

     Elaborar un plan de negocios es una de las tareas mas importantes en la planificación de una compañía. En este documento, se deberá plasmar la misión de la empresa. No debe tener 100 paginas, lo cual lo haría  excesivamente extenso y el lenguaje no debe ser tan rebuscado o especializado, basta con que sea claro y exprese correctamente las intenciones del plan.  Se recomienda que no tenga mas de 18 paginas. Igualmente se debe asegurar que los números planteados en el plan estén lo mas cerca posible de la realidad con un margen de error positivo, es decir, que la diferencia generen superávit y no déficit. Una buena forma de acercarse a esta realidad es comparando costos de compañías en momentos y condiciones similares, ya que estas manejan los costos actualizados y las estadísticas de ventas.

    Igualmente, al pretender aplicar por un préstamo o subvención, uno de los documentos que los prestatarios solicitaran es el plan de negocios. Esto se requiere porque los futuros acreedores quieren saber que se va a hacer con el dinero que ellos están otorgando y de esta forma evaluar la capacidad de pago.

    En Internet hay numerosas plantillas y esquemas para realizar un plan de negocios. Así mismo existen personas especializadas que pueden hacerlo. Cualquiera que sea el caso, se recomienda que el emprendedor se involucre al 100% en la elaboración del documento y que la asesoría sea referncial o mas de forma que de fondo, ya que en definitiva el dueño del negocio debe ser el principal convencido del éxito del mismo y sus intringulis. 

PUNTOS PARA RECORDAR

1. Un plan de negocios es importante tanto para la autoridad para operar (DOT) como para abrir la compañía.
2. Establezca su empresa antes de aplicar para el EIN.
3. Los permisos permiten transitar las carreteras de los Estados Unidos, ademas de ello, permiten acarrear carga especializada.
4. Crear una compañía alivia las deudas en la que esta incurre.
5. Las subvenciones para pequeños negocios pueden ser una solución cuando se busca financiamiento.
6. Asegúrese de sobrestimar los costos de inicio de la empresa.

Juan Acuna